Informations légales

Politique de confidentialité

Dernière mise à jour : 9 septembre 2026

L’Association des Coordonnateurs en Santé et Sécurité du Québec (« l’ACSSQ », « nous ») exploite le site acssq.org et accorde une grande importance à la protection des renseignements personnels. La présente politique décrit les renseignements que nous recueillons, les fins auxquelles nous les utilisons, les personnes qui y ont accès ainsi que les droits que vous pouvez exercer. Elle est conforme à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (RLRQ, c. P-39.1), telle que modifiée par la Loi 25.

Responsable de la protection des renseignements personnels

L’ACSSQ a désigné un responsable de la protection des renseignements personnels, chargé de veiller au respect de la présente politique et de la loi. Pour toute question, demande d’accès ou de rectification, ou plainte relative à la vie privée :

Responsable de la protection des renseignements personnels
Association des Coordonnateurs en Santé et Sécurité du Québec (ACSSQ)
Courriel : admin@acssq.org

Renseignements que nous recueillons

Nous recueillons les renseignements que vous nous transmettez, principalement au moyen du formulaire d’adhésion, du formulaire de contact et de votre compte membre :

• Identité : nom, prénom, date de naissance;
• Coordonnées : adresse courriel, numéro de téléphone, ville;
• Renseignements professionnels : numéro de cohorte, numéro d’attestation COSS, situation professionnelle;
• Documents téléversés : pièces justificatives que vous joignez à l’appui de votre demande et, le cas échéant, reçu ou document justificatif transmis dans le cadre de la demande d’adhésion;
• Compte membre : identifiant, mot de passe (conservé sous forme chiffrée) et, si vous en ajoutez une, photo de profil;
• Préférences : votre consentement à recevoir l’infolettre et votre langue de communication;
• Données techniques : adresse IP au moment de la soumission d’un formulaire et données de navigation nécessaires au bon fonctionnement et à la sécurité du site.

Les champs marqués comme obligatoires sont nécessaires au traitement de votre demande d’adhésion; à défaut, nous pourrions ne pas être en mesure de la traiter.

Aucun paiement n’est traité sur le site. L’ACSSQ ne recueille ni ne conserve de numéro de carte de crédit, de compte bancaire ou d’autre renseignement bancaire par l’intermédiaire de son formulaire d’adhésion. Un reçu ou un document justificatif peut être téléversé uniquement afin de permettre à l’association de vérifier l’admissibilité ou de confirmer l’adhésion.

Fins de l’utilisation

Nous utilisons ces renseignements uniquement pour :

• recevoir et traiter une demande d’adhésion;
• vérifier l’identité du demandeur;
• vérifier son statut ou son admissibilité comme membre;
• vérifier les renseignements relatifs à sa formation ou à son attestation COSS lorsque cela est requis;
• administrer le dossier de membre;
• communiquer avec le membre;
• gérer l’accès à l’espace réservé aux membres;
• conserver une preuve administrative de l’adhésion;
• envoyer l’infolettre, seulement lorsque le membre y a consenti (désabonnement possible en tout temps).

Nous ne vendons pas vos renseignements personnels et ne les utilisons pas à des fins de profilage ou de décision entièrement automatisée. Les demandes d’adhésion sont examinées par des personnes.

Consentement

En soumettant le formulaire d’adhésion et en cochant les cases requises, vous consentez à la collecte et à l’utilisation de vos renseignements aux fins décrites ci-dessus. Vous pouvez retirer votre consentement en tout temps, sous réserve des renseignements que nous devons conserver pour des motifs légaux ou administratifs.

Personnes ayant accès aux renseignements

Les renseignements personnels ne sont pas accessibles à l’ensemble des membres. L’accès est limité aux administrateurs, dirigeants ou personnes autorisées de l’ACSSQ dont les fonctions nécessitent cet accès, et seulement dans la mesure requise. Nous faisons également appel à des fournisseurs de services agissant pour notre compte (par exemple l’hébergement du site et le service de messagerie), tenus à la confidentialité et à la sécurité. Nous pouvons divulguer des renseignements lorsque la loi l’exige ou pour faire valoir nos droits.

Hébergement et lieu de conservation

Les renseignements personnels recueillis et hébergés par l’ACSSQ sur son site Web et son service de messagerie sont conservés sur des serveurs situés au Canada. Lorsque l’ACSSQ fait appel à un fournisseur externe susceptible de traiter des renseignements personnels, elle applique les mesures requises par les lois québécoises applicables en matière de protection des renseignements personnels.

Témoins (cookies)

Le site utilise des témoins nécessaires à son bon fonctionnement (par exemple pour la connexion à l’espace membre et la performance des pages) et, le cas échéant, à la mesure d’audience. Vous pouvez configurer votre navigateur pour limiter ou refuser les témoins; certaines fonctionnalités pourraient alors être affectées.

Durée de conservation

Dossier du membre. Les renseignements nécessaires à la gestion de l’adhésion sont conservés pendant toute la durée de l’adhésion, puis jusqu’à trois (3) ans après la fin de l’adhésion, sauf lorsqu’une durée différente est requise par la loi.

Reçu ou document justificatif transmis lors de l’adhésion. Les reçus ou documents justificatifs transmis lors d’une demande d’adhésion sont utilisés afin de vérifier l’admissibilité ou de confirmer l’adhésion. Ils sont conservés uniquement pendant la période nécessaire à cette vérification et pour une durée maximale de douze (12) mois, sauf lorsqu’une conservation plus longue est requise par la loi.

Demande refusée, abandonnée ou incomplète. Les renseignements et documents peuvent être conservés pendant un maximum de douze (12) mois, puis supprimés ou anonymisés lorsqu’ils ne sont plus nécessaires.

Infolettre. Les renseignements utilisés pour l’infolettre sont conservés jusqu’au retrait du consentement ou au désabonnement.

Destruction ou anonymisation

Au terme des périodes de conservation applicables, les renseignements sont détruits ou anonymisés de façon sécuritaire.

Sécurité

Nous prenons des mesures raisonnables — techniques, physiques et administratives — pour protéger les renseignements contre la perte, le vol et l’accès, l’utilisation ou la divulgation non autorisés : contrôle des accès selon le besoin, mots de passe chiffrés et hébergement sécurisé au Canada.

Incidents de confidentialité

En cas d’incident de confidentialité présentant un risque de préjudice sérieux, nous prenons les mesures raisonnables pour en réduire les conséquences, en avisons les personnes concernées ainsi que la Commission d’accès à l’information du Québec, et consignons l’incident dans un registre, conformément à la loi.

Vos droits

Sous réserve des conditions prévues par la loi, vous pouvez :

• accéder aux renseignements que nous détenons à votre sujet;
• en demander la rectification s’ils sont inexacts, incomplets ou équivoques;
• retirer votre consentement ou vous désabonner des communications;
• demander la communication de vos renseignements dans un format technologique structuré et couramment utilisé (portabilité), lorsque ce droit est applicable;
• demander, dans certains cas prévus par la loi, que cesse la diffusion d’un renseignement ou sa désindexation.

Ces droits s’exercent selon les conditions et exceptions prévues par la loi.

Traitement des demandes

Pour exercer un droit ou poser une question, écrivez au responsable à admin@acssq.org. Nous répondrons dans les délais prévus par la loi (généralement 30 jours).

Plainte auprès de la Commission d’accès à l’information

Si vous êtes insatisfait de notre réponse, vous pouvez porter plainte auprès de la Commission d’accès à l’information du Québec : www.cai.gouv.qc.ca.

Modifications

Nous pouvons modifier la présente politique. La version en vigueur est celle publiée sur cette page, avec sa date de mise à jour.

Nous joindre

Pour toute question relative à la protection des renseignements personnels : admin@acssq.org.